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これでバッチリ!物事を同時進行するときの5つのコツ!

情報化社会。

仕事でも私生活でも、やりたいこととやるべきこと、そしてやらされていることに従事していたら、

 

1日が何度あっても足りないよ!!

 

といった場面がたくさんあると思います。

 

まあ、誰にでもできることや重要ではないことについては

はじめから省くのが前提ではありますが。

 

 

それでも、あれもこれもやりたい。

こなさなければならないさんに向けてのコツを伝授したいと思います。

1.ゴールを明確にするのが絶対的条件。「行き先」をじぶんにわからせるように提示する。

 

アクションゲームでいうところの、「ロックオン」ですよね。狙いを定めれば標的を撃つ事ができる。

同じように、行きたい(達成したい)ゴールを明確にするには、はじめにどういう状態をもって『できた』と言えるのか?ということを自分で定義だてないと話が進まないし、

途中で道に迷う。ゴールの場所を見失いやすい。でも地図さえ広げればいつでも行き先を思い出せる。

だからこそ、はじめにはっきりとゴール設定しておくのは、とても重要なことです。

 

一つのゴールを目指すのではなく、

物事を同時進行するときも、その進み具合を工程表・進度表などの図や表にして見える化するとイメージがしやすくなり、

分解されたプロセスを踏む感覚がつかみやすくなります。

 

2.マルチタスクを効率的に行うために、物事を戦略的に進める。

 

次に、同時進行をいかに効率的にやるかということの戦略を立てます。

 

例えば、[問い合わせの電話に必ず待ち時間が5分近くある]という想定から、

隙間のような時間が生まれるとします。

 

そのスキマ時間で取引先へのお礼のメールを送信するなどできます。

ここで戦略的というと大げさな感じもしますが、そのぐらい脳みそ使って1日の戦略をひねり出してあえて必死こいてみるのも面白いと思いませんか?

 

プロジェクトを自由に展開できるメリットをフルに生かしましょう!ビジネスだけでなく、私生活にも生かすことができます。

 

 

 

3.重要なことを最優先する。残りはリスト化して隙間時間に行う。

重要度はあなたの価値観や緊急性が影響される事もありますが、2つ・3つの事柄を同時にこなそうとすれば、どちらが重要なタスクであるのかはすぐにわかると思います。

 

ここで間違いを犯しやすいのは、ちゃちゃっと短時間でできるタスクだからとそちらを優先してしまうことです。

目指すべきは「嫌なことほどすぐにやる」です。嫌だなと思うことほどあとあと重要なタスクが多いです。

手近で重要度の低いタスクをこなすよりも、一刻も早く重い荷物をおろせるメリットは多いのです。

 

・腹を据えてやるタスクは、まず先に済ませてしまう。

・後回しにできるタスクや頭の中に浮かんだり途中で思い出したタスクはメモ帳機能などにリスト化しておき、隙間時間やインターバルの時間にすませるなどする。

・健康に関わることや生活上大切にしたいことはなるべくおろそかにしない。

時間がないときほど、どうすれば淡々と効率よく処理できるか、考えながら行います。

 

 

 

4.進度表でチェックしながらとりかかる。

大げさと思われるかもしれませんが、2つ以上のことを同時にこなすには最低限のツールに頼ることで出来高がだいぶ違ってきます。

 

そもそも人間はマルチタスクにむいていないと言われています。同時進行で物事を行えるような人は見たことがあると思いますが、

実は脳内では同時に同じことを処理してるのではなく、マルチタスクの時はものすごい速さで伝達の切り替えをしているそうです。

同時進行でも、ものごとに集中してると思われても、やはり、一点集中にかなうものはないとされています。

せめて同時進行で物事をこなしたい時は、

時間軸での作業の進み具合を可視化できるようにするべきです。

できることならふせん紙やホワイトボードを見えやすい位置に設置し、いつでも大事な情報が目に飛び込んでくるようにする、などの工夫が必要です。

 

 

 

 

5.脳トレと思って思考力を磨くと楽に同時進行ができるようになっていく

 

いくら多彩な内容よ同時進行のタスクをこなしていても、時間が経つにつれて気が逸れたりしてマンネリ化してくることはあります。

効率的に1日を回したいのに!と思っても、ただ黙々とやれる人とそうでない人といるはずです。

こんな時は、いっそ脳トレをしているんだ!修行や訓練になっているんだと強く思いながらやってみることをお勧めします。

 

なぜならば人間の脳は全体のうち数%しか使われいない事も事実ですし、同時進行で物事を行うと、

タスクの数は多くこなせたように思えても、前に進んでいる疾走感がそれほど見られない面もあり、達成感がみえにくいので脳の刺激に飢えやすいのです。

 

脳トレなどで、脳の可能性や刺激を意識すると、同時進行をする上でも即断即決や物事を眺める視野拡大、思考の訓練を行うことで得られるものは計り知れません。

 

凡人にでも日々脳トレの練習できるような脳の鍛え方はたくさん紹介されていますが、最近では思考力を磨く本が多くでています。

特に、「0秒思考」で頭の中の疑問や思考、アイデアを1分間で紙に書いて出し切るトレーニングや、

ここまでITが発達するまでは、大体の物事が隅々まで調べ上げてから意思決定をする網羅思考が一般的でしたが、

それとは真逆の「仮説思考」を行い、動きながら思考し、修正していくスタイルが普通になっています。

それだけ、時代の流れが早すぎて人間の脳が追いつかなくなってきたということです。

この2つの思考法は、やればやるほど頭の回転が良くなりますので、同時進行主義の人こそ調べてやってみて欲しいです。

脳が鍛えられる時は、今の自分ができなくて、少し難しいレベルのことをやっている時です。

例えば、

自転車(まえをみながらこぐ)やピアノ(みぎてとひだりてで違う鍵盤を自在に動かす)・お手玉(投げたい方向になげながらキャッチする)のように、

初めは誰もできないけれど、繰り返すことでそのうち無意識にそれができるようになる。こういったことも、幾度も脳にやり方を繰り返し刷り込んでいったからです。

 

まとめ

同時進行を行いたければ

・ゴールを決める。明確化する。

・ゴールへの行き先の地図を目にみえるように張り出したりして工夫する

・重要なことを最優先する/あとはリスト化して、基本的には後回しにする

・自分だけの戦略を立てる、土台の思考力を鍛える

ゴールの決め方は数値で表したり、期限や制限時間を決めて自分を追い込むと効率があがります。

ゴールへの最短距離はなんだろう?どうすればもっと効率的に短時間で物事をこなせるんだろうか?常に自問自答することです。

やる事が多いと多くのタスクの内容を意識してしまうので、第一優先のことをしている時にべつのことが浮かんだら、さっとメモ帳にリスト化して忘れると今に集中しやすくなります。

戦略とは、ゴールに到達しやすい工夫を作戦立てることです。ここでは、ゴールの先の、何を得たいから同時進行をしているんだ。という概念なしでは語れない話をしています。

精神状態やマインドを快適にする工夫をし、

同時進行を行う環境をととのえる。

定期的に休憩をとり、

隙間時間に優先度の低いことを無意識レベルで終わらせる。

ゆきづまれば、

小さく自分に心地よいことをしたり、少し休んで場所を変えると気分も変わる。

難しいと思ったことは、小さく分解してタスクに落とし込む。

すべては小さな改善と工夫を繰り返す癖をつけると、今取り組んでいる事が少しずつ最適化されていきます。

だからこそ、

同時進行は案外難しくないと結論づけます。

以上です!

では。

 

 

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